La cartella sanitaria e di rischio è un insieme di documenti che descrivono lo stato di salute del lavoratore di un’azienda sottoposto a sorveglianza sanitaria.

Tutti gli aspetti della materia della gestione dei dati sanitari dei lavoratori sono disciplinati dal Testo unico in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, il D.lgs. 81/2008 e successive modifiche e integrazioni.

Chi istituisce, aggiorna e custodisce la cartella sanitaria e di rischio?

Come stabilito dall’art 25, comma 1, lettera c) del D.lgs. 81/2008, la figura preposta alla gestione della cartella sanitaria e di rischio è il medico competente che ha l’obbligo di istituire, aggiornare e custodire la cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria.

Dunque, solo il medico competente può per legge istituire e aggiornare la cartella sanitaria oltre a gestirne la custodia, con salvaguardia del segreto professionale e, salvo il tempo strettamente necessario per l’esecuzione della sorveglianza sanitaria e la trascrizione dei relativi risultati, presso il luogo di custodia concordato al momento della nomina del medico competente.

Cos'è la sorveglianza sanitaria?

Come specificato sopra, la cartella sanitaria viene istituita per i lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria.

L’art. 2 del D.lgs. 81/08 al comma 1 lettera m) definisce la sorveglianza sanitaria come: “insieme degli atti medici, finalizzati alla tutela dello stato di salute e sicurezza dei lavoratori, in relazione all’ambiente di lavoro, ai fattori di rischio professionali e alle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa”.

Pertanto, la sorveglianza sanitaria è una misura di prevenzione volta a tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori, che consente al medico competente di valutare l’idoneità del lavoratore a svolgere una specifica mansione lavorativa e prevenire l’insorgenza di eventuali malattie professionali.

Quali visite comprende la sorveglianza sanitaria?

Secondo quanto previsto dall’art. 41 comma 2 del D.lgs. 81/2008 la sorveglianza sanitaria comprende:

•   La visita medica preventiva per constatare l'assenza di controindicazioni al lavoro cui il lavoratore è destinato;
•   La visita medica periodica per controllare lo stato di salute dei lavoratori ed esprimere il giudizio  di  idoneità  alla mansione specifica;
•   La visita medica su richiesta del lavoratore, se il medico competente ritiene sia correlata ai rischi professionali o alle sue condizioni di salute che a causa dell’attività lavorativa svolta potrebbero peggiorare;
•   La visita medica in occasione del cambio della mansione per verificare l’idoneità a svolgere la nuova mansione;
•   La visita medica alla cessazione del rapporto di lavoro nei casi previsti dalla normativa vigente.

Cosa deve contenere la cartella sanitaria e di rischio?

 In base a quanto stabilito al comma 5 dell’art 41 del D.lgs. 81/08, gli esiti della visita medica devono essere allegati alla cartella sanitaria e di rischio secondo i requisiti minimi contenuti nell'Allegato 3A del D. Lgs.81/08.

Le informazioni che il medico competente deve raccogliere all’interno della cartella sanitaria sono dunque stabilite espressamente dalla legge.

Tali requisiti minimi che la cartella sanitaria deve soddisfare sono:

•   l’anagrafica del lavoratore;
•   i dati relativi all'azienda;
•   i risultati della visita preventiva;
•   il reparto e la mansione specifica di destinazione del lavoratore
•   i fattori di rischio correlati a tale attività;
•   l’anamnesi lavorativa;
•   l’anamnesi familiare;
•   l’anamnesi fisiologica;
•   l’anamnesi patologica remota e prossima;
•   il protocollo sanitario da seguire;
•   l’esame obiettivo;
•   gli accertamenti integrativi;
•   gli eventuali provvedimenti disposti al medico competente
•   il giudizio di idoneità alla mansione specifica
•   la periodicità delle visite;
•   la data;
•   la firma del medico competente.

Il lavoratore può ricevere una copia della cartella sanitaria e di rischio?

L’art. 25, comma 1, lettera h) del D.lgs. 81/08 disciplina che il medico ha l’obbligo di informare ogni lavoratore interessato dei risultati della sorveglianza sanitaria e, a richiesta dello stesso gli rilascia copia della documentazione sanitaria.

Pertanto, il lavoratore ha il diritto di ricevere una copia della cartella sanitaria e di rischio in qualsiasi momento, semplicemente inviando una richiesta al medico competente.

A chi viene consegnata la a cartella sanitaria alla cessazione del rapporto di lavoro?

Nel caso di cessazione del rapporto di lavoro, l’art. 25, comma 1, lettera e) come modificato dall’articolo 15, comma 1, lettera b) del decreto legislativo 106/09, stabilisce che il medico competente ha l’obbligo di consegnare al lavoratore la copia della cartella sanitaria e di rischio fornendogli inoltre le informazioni necessarie per la sua custodia.

L'originale della cartella sanitaria e di rischio deve invece essere consegnata al datore di lavoro che nel rispetto di quanto disposto dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, deve custodirla per almeno dieci anni.

Cosa succede quando il medico competente termina l’incarico?

Quando il medico competente termina il suo incarico in azienda, deve consegnare la documentazione sanitaria in suo possesso al datore di lavoro, nel rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196, e con salvaguardia del segreto professionale.

La tenuta della cartella sanitaria e di rischio.

L’art 41 al comma 5 specifica che la cartella sanitaria può essere predisposta su formato cartaceo oppure informatizzato, secondo quanto previsto dall'articolo 53 del D.lgs. n. 81/08.

L'art. 53 comma 1 stabilisce infatti che è consentito l'impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal decreto legislativo.

In ogni caso, sia che tale documentazione venga registrata su supporto cartaceo o che venga predisposta su supporto informatico, la documentazione deve essere custodita nel rispetto del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali aggiornato dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016.

Quali sono i requisiti della cartella sanitaria informatizzata?

Le modalità di memorizzazione dei dati e di accesso al sistema di gestione della documentazione sanitaria del lavoratore devono rispettare una serie di requisiti indicati espressamente al comma 2 dall'art. 53, ovvero:

1. a) l'accesso alle funzioni del sistema deve essere consentito solo ai soggetti a ciò espressamente abilitati dal datore di lavoro;

1. b) la validazione delle informazioni inserite deve essere consentito solo alle persone responsabili, in funzione della natura dei dati;

1. c) le operazioni di validazione dei dati di cui alla lettera b) devono essere univocamente riconducibili alle persone responsabili che le hanno effettuate mediante la memorizzazione di codice identificativo autogenerato dagli stessi;

1. d) le eventuali informazioni di modifica, ivi comprese quelle inerenti alle generalità e ai dati occupazionali del lavoratore, devono essere solo aggiuntive a quelle già memorizzate;

1. e) deve essere possibile riprodurre su supporti a stampa, sulla base dei singoli documenti, ove previsti dal presente decreto legislativo, le informazioni contenute nei supporti di memoria;

1. f) le informazioni devono essere conservate almeno su due distinti supporti informatici di memoria e siano implementati programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali;

1. g) deve essere redatta, a cura dell'esercente del sistema, una procedura in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni necessarie per la gestione del sistema medesimo. Nella procedura non devono essere riportati i codici di accesso.

Privacy della cartella sanitaria e di rischio informatizzata

A seguito di istanza di interpello posta dalla Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri (Fnomceo), il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha provveduto a fornire chiarimenti circa la tenuta della documentazione sanitaria su supporto informatico.

"È giustificata la richiesta al Medico Competente di inserire dati sanitari in un data base aziendale complesso?

 Non sarebbe più opportuno limitare l’inserimento al giudizio di idoneità ed alle limitazioni, lasciando ad altri files, nelle uniche disponibilità del Medico, i dati più personali?

 È lecito che l’Amministrazione di sistema sia lo stesso Datore di lavoro od un lavoratore dipendente dallo stesso individuato?"

Questi gli interrogativi posti dalla Fnomceo al Ministero del Lavoro che con interpello numero 4/2019 ha chiarito che:

“…è consentito l’impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal medesimo decreto. Per quanto concerne la custodia dei dati relativi alle cartelle sanitarie e di rischio inserite su un data base aziendale, sarà necessario adottare soluzioni concordate tra datore di lavoro e medico competente che, nel rispetto del segreto professionale e della tutela della privacy, garantiscano l’accessibilità ai suddetti dati soltanto al medico competente e non permettano né al datore di lavoro né all’amministratore di sistema di potervi accedere.”

Pertanto, al fine di garantire la tutela della privacy del lavoratore e il rispetto del segreto professionale, né il datore di lavoro, né l’amministratore di sistema possono avere accesso ai dati e alle informazioni contenute nel data base aziendale contenente le documentazioni sanitarie dei lavoratori ma solo il medico competente è titolato a farlo.

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