Chi ha un’azienda sa che uno dei problemi più grandi nella sua gestione è trovare il giusto modo per ridurre gli sprechi aziendali, ovvero riuscire ad eliminare tutte quelle attività che impiegano risorse senza però generare valore.

La risposta a questa difficoltà è l’adozione di una giusta strategia che partendo da un’analisi dello stato attuale di un’azienda, riesca a eliminare tutto quanto è superfluo e non produce valore alla propria attività.

Ma non parliamo solo di teoria e passiamo ai fatti.

Vi portiamo ad esempio un caso studio per aziende di servizi o per aziende che lavorano su commessa, di una realtà aziendale che grazie alla consulenza di Requalitas è riuscita in meno di un anno a ridurre gli sprechi aziendali di 250.000 € e ad aumentare la produttività del 42%, senza investimenti e senza licenziamenti.

Come?

Vi raccontiamo step by step la strategia messa in campo da Requalitas per riconoscere ed  evitare gli sprechi in azienda.

• Step 1 Mappare i processi
• Step 2 - Misurare i processi con gli opportuni KPI
• Step 3 - Analizzare i dati
• Step 3 +1 - Definire l’obiettivo
• Step 4 - Migliorare la situazione corrente: le 4 fasi del progetto
• I risultati del progetto
• Considerazioni finali

Step 1 – Mappare i processi

L’azienda oggetto di questo caso studio vende camper, li personalizza, fa ritiro degli usati che poi retrofitta ed effettua anche interventi di riparazione e verniciatura.

La situazione di partenza era quella di un’azienda che programmava interventi di riparazione che, abbastanza spesso, andavano in ritardo e nella quale si lavorava sempre di corsa. 

Il primo passo è stato mappare tutti i processi aziendali: dal processo di ricezione dell’ordine a quello di assistenza al cliente, al fine di definire un obiettivo specifico che fosse misurabile, raggiungibile, temporizzato e d’impatto per l’azienda.

Step 2 - Misurare i processi con gli opportuni KPI

Dopo la mappatura dei vari processi siamo passati alla loro misurazione attraverso gli opportuni KPI. Una fase molto importante perché consente di valutare le performance dei singoli processi in un preciso momento.

Step 3 - Analizzare i dati

Dalla mappatura e dalla misurazione dei processi è emerso che:

• In base al tipo attività: riparazioni, operazioni di verniciatura o di preparazioni, l’officina aveva una capacità di gestire dai 16 ai 24 veicoli a settimana;
• Il ritardo medio di consegna era di 3,5 giorni;
• I ritardi generavano, circa 6 commenti negativi al mese nei forum di settore;
• La distanza di circa 10 minuti tra la sede di lavorazione a quella di vendita e gestione ordini creava una difficoltà di comunicazione e di controllo diretto della produzione;
• Il capannone adibito a questo tipo di lavorazioni era diventato un parcheggio pieno di camper in attesa di essere riparati. Spesso capitava di doverne spostare alcuni per fare spazio ad altri cosa che comportava ritardi sul lavoro.
• I ricambi non sempre presenti con conseguente generazione di ritardo e di occupazione di spazio.

Step 3 +1 - Definire l’obiettivo 

Dopo aver mappato i processi e averli misurati attraverso i KPI, abbiamo finalmente definito l’obiettivo: consegnare settimanalmente 30 camper, con un incremento di 6 unità (+ 25%) rispetto alla capacità massima produttiva.

Un obiettivo importante, starete pensando…  come fare a raggiungerlo, vi starete chiedendo…

Facciamo un altro passo.

Step 4 - Migliorare la situazione corrente: le 4 fasi del progetto

Dalla mappatura dei processi (per farlo abbiamo utilizzato lo strumento del Six Sigma – la Swim Lane) è emersa la seguente situazione:

• il Cliente aveva a disposizione più canali per richiedere un intervento: WhatsApp, il centralino, chiamare al telefono i propri contatti (saltando via i filtri), l’e-mail, il sito, andare di persona.
• Tutti i veicoli confluivano in un’unica area che si occupava di: Interventi veloci (da 1 a 3 giorni), interventi più invasivi (fino a 7 giorni), retrofitting e verniciatura
• La pianificazione non adottava uno scadenzario
• Quasi la totalità degli acquisti di ricambi veniva fatta una volta che il manutentore accertava il tipo di danno.
• Mancanza assoluta di comunicazione tra la pianificazione degli interventi (e acquisto dei ricambi) e la parte produttiva.
•  Non c’erano indicatori di performance.

Il progetto ha seguito 4 fasi per una durata di circa 7 mesi:

FASE 1

Per prima cosa abbiamo separato gli interventi brevi, dagli altri interventi più lunghi individuando un’apposita area attrezzata con tutto il necessario, vicina alla pianificazione, e sono state assegnate lì 2 squadre di due persone.

In questo modo la pianificazione poteva iniziare a smistare gli ordini.

FASE 2

È stato rivisto il processo di accettazione degli ordini poiché succedeva spesso che il cliente segnala malfunzionamenti generici al centralino e quest’ultimo poteva solo prendere nota di quanto detto e riferirlo a chi si occupava di accettare questi ordini.

Un problema che è stato risolto stabilendo degli orari per chiamare. Le chiamate erano gestite dal responsabile dell’accettazione che utilizzava una scheda apposita: una specie di intervista guidata per accertarsi del reale “danno”. Solo in caso in cui non fosse chiaro, il responsabile officina chiamava il Cliente per capire di più ma non è quasi mai successo.

Poi lo stesso metodo è stato messo online per fare in modo che il Cliente potesse fare da sé l’introduzione dei dati con promessa di analisi della scheda e di risposta entro 24 ore.

La scheda poi era vista dal responsabile officina che indicava eventuali ricambi strategici da acquistare perché necessari e non presenti in casa.

FASE 3

Abbiamo inserito una riunione periodica (di un'ora circa a settimana) di pianificazione tra officina e responsabile pianificazione / acquisto ricambi e responsabile officina per analizzare i risultati della settimana e programmare le attività della settimana successiva.

FASE 4

Abbiamo introdotto uno scadenzario, un semplice foglio fatto con lo strumento gratuito Google Sheets, visibile da officina e pianificazione, dove si inserivano: acquisti di nuovi camper che andavano personalizzati con vari accessori, pianificazione di interventi di verniciatura e di altri interventi.

I risultati del progetto

Dopo 6 mesi di lavoro i dati si erano più o meno stabilizzati così :

• Per gli interventi più brevi venivano consegnati una media di 18 Camper a settimana;
• Per le riparazioni più lunghe si stimava una consegna di circa 16 Camper a settimana;
• La produttività così è passata dai 16 ai 24 camper a circa 34 stabili, con un aumento netto di 10 unità sulla massima capacità pari ad un incremento di circa il 42%;
  
• Inoltre, nei successivi due mesi, lavorando sulle postazioni con progetti 5S e sulle competenze delle persone è stato possibile mantenere questi numeri senza più l’ausilio degli 8 esterni (uno veniva ogni tanto ma solo su chiamata).

Tutto questo ha generato un saving di circa 250.000 Euro di costi di esterni, senza contare l’aumento di fatturato dovuto all’incremento di circa il 42% della produttività.

Il modello è stato replicato in un’altra  loro sede Italiana con un raddoppio della produttività in circa 5 mesi.

Considerazioni finali

Questi sono i risultati che abbiamo ottenuto su una PMI Italiana dove non c’era né il tempo né il budget per investire in costosi software o in lunghi progetti di Lean Transformation per i quali ci vogliono 3 anni.

Un fattore fondamentale per il successo di questo progetto è stato il forte commitment della proprietà che ha sostenuto il progetto e ha coinvolto appieno le risorse.

Sono state fatte solo azioni sostenibili e gli unici strumenti utilizzati sono stati: carta, penna, Excel e Google Sheets. Tutti strumenti a basso costo e subito disponibili.

Dopo 6 mesi dalla fine del progetto, abbiamo inoltre constatato che continuano ad utilizzare lo scadenzario  fatto con Google Sheets e che i numeri sono molto stabili (a parte una flessione dovuta al periodo del lockdown).

Visti i risultati, siamo sicuramente soddisfatti della strategia che abbiamo messo a punto per eliminare gli sprechi aziendali e rilanciare la produzione e l’immagine del nostro cliente.

Se questo caso studio sulla riduzione degli sprechi aziendali, ti ha fornito degli spunti di riflessione e sei un'azienda interessata a ricevere una nostra consulenza, ti invitiamo a contattarci compilando il form con i tuoi contatti. Il nostro team di consulenti ti risponderà entro 24h lavorative.